テキサス養護施設で医療記録を提出する方法

テキサスヒューマンサービス部門は、事務管理を高度に管理し、テキサス行政コード（TAC）を通じて特定の精査の下で記録の保管と提出を行っています。
TACのTitle 40、Part 1、Chapter 19は、看護施設管理に取り組んでいます。準拠していない施設は、罰金、閉鎖、さらには起訴のリスクに直面しています。施設の管理者は、記録事務所のすべての機能に対して権限、責任、説明責任を担う臨床記録責任者を書面で指定しなければならない。必要なもの
エンドタブファイルフォルダ
色分けされたラベル

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レコードの機密性に関する施設のポリシーと手順を確認してください。これは、新しく記録された記録を提出する際のガイドとして役立ちます。
あなたの施設に記録的機密性に関する書面によるポリシーがない場合は、TAC 19.1912の指示に従って、すぐにファイルを作成して実装する必要があります。

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レコードスタッフ）にサインアウトシステムを提供します。このシステムは、完全なセキュリティを提供し、TAC 19.1910で要求されるように、レコードへの不正アクセスを防止する必要があります。 （無人のカウンターで2つのラベル付きトレーは安全なボックス内/アウトボックスシステムの資格がありません）。レコードへのアクセスには医師の注文が必要です。すべての医師の注文とすべてのファイル活動を記録します。



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色分けされたラベルを使用すると、ファイルを簡単に見つけることができます。アルファベットの文字に特定の色を割り当て、居住者の姓でファイルする。たとえば、すべてのA〜Cファイルは緑色のラベルを受け取り、D〜Fはオレンジ色のラベルを付けます。施設で臨床記録番号システムを使用している場合は、色分けされた方法を適用してそれに応じてファイルします。 （レコード1200〜1499の緑のラベル、1500〜1799のオレンジなど）

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アクティブなファイルと非アクティブなファイルのストレージを指定します。
一部のオフィスでは、アクティブなファイル（現在の住人のファイル）およびアクティブでないファイルやアーカイブのキャビネットストレージにオープンシェルビングを使用することを選択しているオフィスもあります。 TAC 19.1910は、医療サービスが終了した日から5年間、医療記録を保持する看護施設を必要とする。あなたの施設が未成年者を気遣っている場合、居住者がテキサス州の法律に基づいて法定年齢に達した後、その記録は3年間保持されなければなりません。
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各ファイルのフェイスシートを作成します。
このシートは通常、居住者に関する基本情報（氏名、生年月日、部屋番号、診療記録番号など）と、ファイルに含めるべき文書のチェックリストを提供します。フェースシートは施設によって異なり、一般的に管理上の裁量に委ねられています。しかし、TAC 19.1911では、すべてのフェイスシートに主治医の氏名、郵送先住所、電話番号を記載することが義務付けられています。
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ファイルを確認し、居住者。 TACは最低限居住者の氏名、自宅/郵送先住所、社会保障番号、健康保険請求番号、生年月日、および臨床記録番号（該当する場合）をファイルに含めることを要求しています。
ファイルの内容に関するすべての要件については、TAC 19.1911を参照してください。
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保管しなくても済むファイルを破棄または焼却する。ファイルを破棄するときは、居住者名、臨床記録番号（使用されている場合）、社会保障番号、メディケア/メディケイド番号、または居住者の生年月日を記録する必要があります。ファイルを廃棄する人は、この文書の日付を記入し署名する必要があります。