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サポートグループの各メンバーに情報を送信します。この情報は、電子メールまたは郵便で送信することができ、会議の日時、ダイヤルイン番号、および会議サービスの使用方法を含める必要があります。参加者がダイヤルインに問題がある場合は、「緊急連絡先」の連絡先を記載してください。
これは、自分のダイヤルインに通常の番号を使用している場合は、通常の電話番号(セル番号など)
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サポートグループの各メンバーにルールのリストを送信します。これらのルールは、グループの目的、会議の構成方法、参加者の行動指針を明確に記しておく必要があります。典型的なルールには、各メンバーに途切れることなく発言する機会、各話し手の時間制限、判断やゴシップの禁止などが含まれます。
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スケジュールされたサポートグループの日。これにより、電話システムで発生する可能性のある技術的な問題に対処する時間が与えられます。
参加者のいずれかが早期にコールすると、あなたは出席することができます。
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時間通りにグループを開始します。これは、時間通りに電話をかけるために苦労した参加者の尊敬を示しています。あなたが一貫してグループを遅く開始すると、人々は遅くにダイヤルすることが受け入れられると感じ始めるでしょう。彼らがすぐに始まることを知ったら、彼らは実際の開始時間を尊重する必要があることを理解するでしょう。
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ルールの簡単な要約から始めます。
これは、サポートグループ会議がスムーズに実行されるようにするために、グループに期待することとそれに従わなければならないガイドラインを全員に思い出させます。このとき、背景雑音の中断を避けるために発言していない限り、参加者に自分の行をミュートするように指示します。
各人に簡単な紹介をしてもらいます。参加者は誰が電話会議に出席しているかを物理的に見ることができないため、参加者全員に仲間の参加者を知らせることができます。ミーティングの期間が限られている場合は、特に数秒以内に紹介を制限してください。
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ミーティング中にルールを適用します。
ルールを設定しても強制はしないと、参加者は無視されることをすぐに知ります。それらを一貫して適用することによって、安全で組織的な環境の維持に専念していることを、サポートグループの参加者に実演します。
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時間通りに会議を終了します。これは、オンタイムスタートのように、参加者とそのスケジュールの尊重を示します。各スピーカーの時間制限を守れば、時間通りに問題はなくなります。ハングアップする前に、次の会議の日時をみんなに思い出させてください。
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